Como transportar milhões de ítens, que, juntos, valem dezenas de milhões de dólares? “Com muito cuidado”, é o que sempre me respondem, brincando. Mas a piada não está muito longe da realidade. E minha equipe teve essa experiência no último verão, quando movemos toda a nossa coleção para um depósito equipado com o que pode haver de mais moderno em tecnologia de arquivo e armazenamento.

O Arquivo da Coca-Cola foi imaginado e criado lá atrás, em 1939, quando a empresa, com a memória ainda fresquinha da comemoração dos 50 anos, lançou um plano para  coletar material para uma biblioteca e uma possível exposição. Franklin Garrett, que mais tarde estaria à frente do Centro de História de Atlanta e ainda seria nomeado o historiador oficial da cidade, foi contratado em 1940 e trabalhou como o historiador da empresa. Ele ocupou o cargo até 1958, quando Wilbur Kutz Jr. assumiu as funções como assistente da comemoração dos aniversários das fábricas engarrafadoras.

Kurtz nasceu e cresceu mergulhado no amor pela história - seu pai, Wilbur Kurtz, era um artista plástico apaixonado por história e recriava cenas históricas famosas. Ele até trabalhou como consultor técnico para as filmagens de “E o vento levou”. Quando comecei a trabalhar no Centro de História de Atlanta em 1987, trabalhei com Franklin. Minha primeira tarefa foi criar o instrumento de pesquisa (termo usado pelos arquivistas para descrever uma espécie de catálogo mais analítico) para a coleção do Kurtz pai.

Enquanto Garrett se concentrava em escrever a história da empresa, Kurtz Jr. começou a reunir a memorabília que hoje é o núcleo da nossa coleção. O Arquivo se limitava a ítens da America do Norte até que pôde ser transferido para a sede global da empresa, em 1971.

Em 1977, com a aposentadoria de Kurtz, a Coca-Cola contratou seu primeiro arquivista profissional, Phil Mooney. Sem demora, Phil começou um processo de modernização deste patrimônio para a empresa e consolidou as coleções de diferentes depósitos e escritórios, unificando-as. Em 1983, Phil conseguiu o primeiro espaço dedicado exclusivamente ao arquivo na sede, e moveu toda a coleção para o antigo almoxarifado. Em vez de guardar papel e grampo, as salas passaram a abrigar o arquivo, que não parava de crescer.

Quando Phil me entrevistou para a vaga de gerente do arquivo em 1997, eu me surpreendi de não poder visitar a coleção. Phil chegou a dizer que o depósito que abrigava o arquivo estava a ponto de ser modernizado e que o candidato escolhido seria responsável por esse projeto. E ele não estava brincando! Eu passei meu primeiro ano de trabalho supervisionando a instalação de mais de 1.200 metros quadrados de estantes de arquivos deslizantes.

Durante a construção, ítem por ítem foi removido das prateleiras e depois reposicionado nas novas estantes. Em 2000, a coleção já era maior que o espaço, e pudemos adicionar mais uma sala. Dá para ter uma boa ideia de como são nossos arquivos no site e no app do tour virtual.

Phil se aposentou em 2013, e eu fui nomeado o arquivista-chefe da Coca-Cola. Jamais imaginei que teria que transportar a coleção de novo, mas por conta de um projeto de reforma no campus Coca-Cola, um novo espaço, com o que há de mais atual em tecnologia de conservação e armazenamento, foi destinado para a nossa coleção.

Com a umidade e condicionamento de ar ideais, já que o espaço antes era utilizado para os servidores dos computadores, a localização era perfeita para a preservação da coleção no longo prazo. As obras de adaptação começaram por volta de fevereiro de 2015, e o denso sistema de estantes foi instalado em junho do mesmo ano.

E então, como fizemos para transportar toda a coleção? Tomamos muito cuidado! Para otimizar o espaço, passamos meses planejando para que coleções similares fossem alocadas perto umas das outras. Instalamos novas estantes, que permitem que objetos e obras de arte sejam penduradas de forma mais apropriada para a preservação e que também são ideais para a exposição dos ítens.

Nossa equipe trabalhou lado a lado com os responsáveis contratados para a mudança, garantindo a segurança dos itens mais frágeis na hora de encaixotar. Até carregamos pessoalmente, de um depósito ao outro, nas nossas mãos mesmo, os quadros de Norman Rockwell e outros ítens de muito valor.

Com o fim da minha segunda mudança completa do arquivo, espero que meu sucessor seja o responsável pela próxima!

Ted Ryan é diretor de Comunicação Histórica na Coca-Cola Company.